Teletravail : nos erreurs a empi?cher dans votre communication a distance

Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les dangers d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a bien prix.

Pres de 80% des conflits au travail sont lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez vraisemblablement constate, la distance n’arrange pas grand chose a l’affaire. Plutot que de botter en touche, plus coi»te apprendre, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la belle action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation a aussi bien dans le fond du message que sur sa forme.

Mail : faciliter la vie de ce destinataire

Au champ de l’ecrit, le message electronique regne i  chaque fois en maitre. Maintenant bien aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il devra s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y en rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – est redhibitoire», constate Valerie Angliviel de la Beaumelle, manager chez Danone. Le message implicite, c’est que vous ne tenez jamais votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de votre mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans concept dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit la responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui cet envoi est-il lie ?

Cette desinvolture renvoie surtout votre signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez gui?re les details qui faciliteront la vie de votre destinataire qui, tout comme vous, croule sous nos sollicitations. Autre detail a bannir : les majuscules, qui paraissent l’equivalent ecrit d’une AGRESSION, voire de la ENGUEULADE. Les typo fantaisistes risquent, elles, de ne point s’afficher sur l’ensemble des ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» Afin de chacune de vos missives electroniques, son emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez des difficultes a prioriser les requetes.

Cote destinataire, Cela reste important de se montrer attentif au timing. En net, faut-il satisfaire a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message de travail sans reponse. Il convient a minima accuser reception dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera Afin de en negligence, voire Afin de une faute. Si vous manquez vraiment de temps libre Afin de repondre, faites un aucune cote en demeurant poli : «J’ai bien recu ta demande, mais je ne pourrai te satisfaire que plus tard.» Et, precise votre consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».

Visio : non a toutes les ecrans noirs !

Couper sa camera lors tout d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne meetmindful appli immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel d’une Beaumelle. Vous risquez egalement de perdre Afin de impoli. «L’ecran noir vous autorise a faire autre chose en aussi temps, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre en train d’ecrire ces messages ou de repondre a vos textos… Vous ne vous le permettriez vraisemblablement pas dans une salle de reunion, entoure de toutes vos collegues !» Si vous devez absolument laisser ce webcam en off, prevenez en amont d’la reunion, ce va etre plus compris. Car ce ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Il s’agit Indeniablement de pallier «signal faible» tout d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devez a minima lui passer un petit coup de fil pour tenter de savoir et cela se marche.

Visio : gare au look

Au jeu de l’image sans dire, la visioconference ne pardonne que dalle : vous etes constamment sous le regard des autres participants, certes, mais aussi sous votre regard, qui n’est souvent pas le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% i  l’occasion des derniers mois, Afin de repondre a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, il faudra adopter une posture professionnelle, recommande Charlotte Ringrave Ne pas se tenir avachi, eviter de lire ses messages ou des documents en meme temps libre car la direction de ce regard vous trahira».

Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de votre camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants de la visio observent de pres le look des autres et meme s’interessent a un deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent forcement en gali?re a l’image et soignez ce arriere-plan : une etagere avec deux livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou un meuble serti d’un vase fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer vos interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, et cela laisse aux autres participants tout loisir de contempler vos narines et revele car vous ne savez jamais utiliser la camera. Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.

Portable : jamais juste en cas d’urgence

Neglige depuis l’avenement des textos et des messages, le telephone revient en force pour gerer nos urgences ou les details dont la resolution mettrait votre temps libre infini par ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous les «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez Afin de debriefer au calme et completer nos echanges virtuels. L’informel passe plus dans une relation telephonique qu’en visio conference».

Alors qu’il trouve desormais tout le charme intimiste, le telephone exige egalement de ce part un peu d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper dans le clavier de ce ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de ce interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez pas non plus votre smartphone sonner au vide. Envoyez au moins un texto Afin de signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser connexion.

>> Retrouvez une collection de podcasts sur le teletravail, ses bons et ses mauvais cotes

Tchats : chassez l’ambiguite

Mes plateformes de communication collaboratives internes sont votre nouvelle lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fait li , j’ai fait ca». Bien sur, vous devez communiquer concernant ces reussites, mais l’expression continuelle tout d’un ego, ainsi que les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront nullement d’agacer ces collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant en avant des succes communs», suggere Valerie Angliviel en Beaumelle. Tout un chacun vous adorera !